Politique de Vie Privée

Version du 14/06/2019

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1

Qui traite vos données à caractère personnel ?

1.1

Companyon SRL, une société à responsabilité limitée de droit belge, ayant son siège social situé à Avenue Arnaud Fraiteur 15-23 boîte A36, 1050 Bruxelles (Belgique) (la « Société », « nous », « nos/notre ») traite des données à caractère personnel relatives :

  • À ses clients (personnes physiques) et aux représentants de ses clients (personnes morales) dans le cadre de la fourniture par la Société d’un service de conseil juridique (le « Service ») ;
  • Aux représentants de ses fournisseurs ;
  • Aux candidats à un travail chez la Société ;
  • Aux visiteurs de son site web accessile via l’URL www.companyon.eu (le « Site Web ») et de ses lieux de travail ; et
  • À d'autres personnes concernées,

1.2

(les « personnes concernées », « vous », « votre/vos »).

1.3

Cette politique de vie privée (la « Politique ») s’applique à tout traitement par la Société de vos données à caractère personnel.

2

Quel est notre engagement en matière de protection des données ?

2.1

La Société s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour rendre ses activités de traitement de données à caractère personnel conformes à la législation sur la protection des données applicable, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données) (le « RGPD ») et la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, telle que modifiée, supplée ou remplacée de temps en temps (la « Législation sur la Protection des Données Applicable »).

3

Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel ?

3.1

Si vous êtes un client (personne physique), nous traitons :

  • Vos données d'identification personnelle et vos données de contact (numéro de téléphone, adresse e-mail, votre adresse postale, etc) pour organiser un premier rendez-vous téléphonique ou physique, assurer le suivi téléphonique et par email de votre demande et préparer les factures liées au Service ;
  • Vos coordonnées bancaires pour vérifier le paiement des factures liées au Service ;
  • Si vous souscrivez aux services de création de société, de gestion de société ou de due diligence pour le rachat ou la vente d’une société, une copie recto verso de votre carte d'identité, de votre passeport ou d’un certificat d’inscription au registre des étrangers et, si votre adresse légale n’est pas mentionnée dans l’un de ces documents, tout autre document susceptible de faire preuve de votre adresse légale, afin de nous conformer à nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent ;
  • Si vous souscrivez au Service en qualité d'entreprise personne physique, votre numéro TVA et vos données d'identification professionnelle pour préparer la facture liée au Service ;
  • Les données à caractère personnel reprises dans les documents (par exemple, des procurations, des registres, etc.) que vous nous transmettez dans la mesure nécessaire à la prestation du Service.

3.2

Si vous êtes le représentant d’un de nos clients (personnes morales), nous traitons :

  • vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle et vos données de contact (numéro de téléphone, adresse email, etc.) pour organiser un premier rendez-vous téléphonique ou physique, assurer le suivi téléphonique et par email de votre demande et préparer les factures liées au Service ;
  • Les données à caractère personnel reprises dans les documents (par exemple, des procurations, des registres, etc.) que vous nous transmettez dans la mesure nécessaire à la prestation du Service.

3.3

Si vous êtes le représentant d’un de nos fournisseurs, nous traitons vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle et vos données de contact (numéro de téléphone, adresse email, adresse postale, etc.) pour la gestion de notre relation commerciale.

3.4

Si vous êtes un candidat à un travail auprès de la Société, nous traitons vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle, vos données de contact (numéro de téléphone, adresse email, adresse postale, etc.), les données relatives à votre vie professionnelle (compétences, qualifications, expériences, etc.) et les données à caractère personnel contenues dans votre curriculum vitae, pour évaluer votre profil par rapport à nos besoins de recrutement.

3.5

Si vous visitez le Site Web, nous traitons des données d'identification électronique vous concernant de manière agrégée pour mesurer la fréquence sur le Site Web, améliorer l'expérience de navigation et pour la détection et la prévention des fraudes et des failles de sécurité informatique.

3.6

Si vous visitez nos lieux de travail, nous sommes en mesure de demander un accès à des images vous concernant enregistrées par des caméras de surveillance, uniquement lorsque cet accès est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime de détection d’infractions ou d’incivilités et dans la mesure autorisée par la loi applicable.

3.7

Avec votre consentement, nous publions sur notre Site Web des témoignages que vous réalisez à propos du Service avec, le cas échéant, mention de votre nom et de votre fonction, ainsi que d’une photo vous représentant.

3.8

Nous sommes également susceptibles de traiter certaines de vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  • Conduire des opérations de restructuration d’entreprises ;
  • Réaliser des audits internes et externes ;
  • Gérer des litiges avec les clients, les fournisseurs et d’autres personnes concernées et lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

3.9

La Société ne soumet pas les personnes concernées à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière similairement significative.

4

En quelle capacité traitons-nous vos données à caractère personnel ?

4.1

Nous traitons vos données à caractère personnel en capacité de responsable du traitement, c'est-à-dire l'entité qui détermine les finalités et les moyens des traitements, à l'exception des données à caractère personnel relatives à des personnes concernées qui se retrouvent dans les documents préparés dans le cadre du Service (par exemple, des employés de nos clients, des associés de nos clients, etc.) que nous traitons en capacité de sous-traitant.

4.2

Dans ce cas, nous traitons ces données pour le compte du client et les dispositions de l'annexe de traitement des données (contenue dans nos conditions générales de service) s'appliquent pour ces traitements.

4.3

Veuillez noter que, conformément à l'annexe de traitement des données :

  • Les dispositions de la Politique ne s'appliquent qu'aux traitements que nous effectuons en notre capacité de responsable du traitement ;
  • Nos clients sont responsables de s'assurer qu’ils sont autorisés à nous confier la sous-traitance de vos données à caractère personnel dans le cadre du Service conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.

5

Sur quelle base traitons-nous vos données à caractère personnel ?

5.1

La fourniture de vos données à caractère personnel peut être nécessaire :

  • À l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (par exemple le contrat de fourniture du Service) ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple, en cas de sollicitation pour un travail auprès de la Société) ;
  • Au respect d’une obligation légale applicable à la Société (par exemple, en matière de facturation, de détection des fraudes, de sécurité des bâtiments, de fiscalité, de lutte contre le blanchiment d'argent, etc.) ;
  • Aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Société (ou un destinataire de données) à condition que ces intérêts prévalent sur vos libertés et droits fondamentaux (par exemple, lorsque le traitement intervient dans le cadre de la sécurisation de nos systèmes informatiques, la réalisation d’opérations de restructuration d’entreprise, etc.).

5.2

Nous vous demandons votre consentement préalable, libre et informé avant de procéder au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, l’utilisation de photographies vous représentant à des fins de communications d’entreprise, l’utilisation de votre adresse email à des fins marketing si vous n’êtes pas encore un client chez nous, etc.).

5.3

La fourniture de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, vos données d’identification personnelle, vos données d’identification professionnelle, etc.) conditionne en règle la conclusion du contrat conclu avec nous pour la fourniture du Service.

5.4

Les conséquences possibles liées à la non fourniture de vos données à caractère personnel pourraient inclure notre incapacité à remplir nos obligations en vertu d’un contrat (par exemple, le contrat de fourniture du Service) ou une violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations applicables (par exemple, les législations comptables, fiscales ou en matière de lutte contre le blanchiment d’argent).

6

Mes communications électroniques sont-elle enregistrées ?

6.1

Si vous êtes un client (personne physique) ou le représentant d'un client (personne morale), nous enregistrons les communications électroniques (par téléphone ou par chat) que vous avez avec les membres de notre personnel chargé du customer success.

6.2

La prise de connaissance et l'enregistrement de ces communications électroniques visent uniquement à contrôler la qualité du Service et conformément à la Loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques. Les enregistrements ne sont conservés que pour le temps nécessaire à cette fin et sont supprimées au plus tard un (1) mois après leur enregistrement.

6.3

Vous avez le droit de vous opposer en tout temps à l'enregistrement et à la prise de connaissance des communications électroniques vous concernant, en ce compris pendant que la communication électronique a lieu.

7

D’où proviennent mes données à caractère personnel ?

7.1

Les données à caractère personnel que nous traitons proviennent des sources suivantes :

  • Directement de vous, par exemple lors de la demande de Service ;
  • À partir d’informations accessibles publiquement (sur Internet), par exemple lorsque nous vérifions le profit des candidats à un emploi auprès de la Société.

8

Qui a accès à mes données à caractère personnel ?

8.1

Les catégories de destinataires suivantes sont susceptibles de recevoir ou d’avoir accès à certaines de vos données à caractère personnel (uniquement si cela est nécessaire à l’exercice de leur mission) :

  • Les membres de notre personnel chargé du customer success ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact des clients (personnes physiques) ou des représentants des clients (personnes morales) ainsi qu'aux données à caractère personnel contenues dans les documents préparés dans le cadre du Service (qui peuvent contenir des données à caractère personnel relatives à d'autres personnes concernées) ;
  • Les membres de notre équipe en charge du développement commercial ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact de nos clients (personnes physiques), des représentants de nos clients (personnes morales) et des représentants de nos fournisseurs uniquement dans le cadre de notre gestion commerciale et de la gestion de nos fournisseurs ;
  • Nos conseillers juridiques et avocats ont accès à certaines données à caractère personnel des personnes concernées dans le cadre d’opérations de restructuration d’entreprise ou de litiges.

8.2

Nous confions le traitement de certaines de vos données à caractère personnel à des sous-traitants uniquement dans la mesure nécessaire pour réaliser leurs missions et conformément à nos instructions écrites et à la Législation sur la Protection des Données Applicable.

8.3

Dans le cas d’une opération de réorganisation d’entreprise (par exemple, une opération de fusion-acquisition ou de financement), nous sommes susceptibles de transmettre certaines données à caractère personnel concernant un nombre limité de représentants de clients (personnes morales) vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, un acheteur ou un investisseur) conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.

9

Quels sont nos sous-traitants ?

9.1

Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données à caractère personnel conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.

9.2

Nous veillons entre autres à ce que nos sous-traitants s’obligent à ne traiter des données à caractère personnel que sur nos instructions, à ne pas engager un autre sous-traitant sans notre accord préalable ou sans que nous ayons eu l’opportunité d’y faire objection, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité des données à caractère personnel, à garantir que les personnes autorisées à accéder à des données à caractère personnel soient soumis à des obligations adéquates de confidentialité, à restituer et/ou détruire les données à caractère personnel qu’ils traitent à la fin de leurs services, à se conformer à des audits et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi des demandes de personnes concernées quant à l’exercice de leurs droits par rapport à leurs données à caractère personnel.

10

Où traitons-nous vos données à caractère personnel ?

10.1

Certains destinataires de données à caractère personnel sont susceptibles d’être des sociétés dont le siège social est établi dans un pays situé en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE  ») tel que, par exemple, les États-Unis, ou d’héberger certaines données à caractère personnel sur des serveurs installés dans un pays situé en dehors de l’EEE.

10.2

Dans le cas où vos données à caractère personnel sont transférées vers des pays situés en dehors de l’EEE, la Société veillera à prendre les garanties suivantes :

  • Le pays vers lequel les données à caractère personnel sont transférées a bénéficié d’une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne en vertu de l’article 45 du RGPD et le transfert entre dans le champ d’application de ladite décision d’adéquation ;
  • La Société a conclu avec le destinataire des données à caractère personnel un contrat contenant les clauses contractuelles types de protection des données à caractère personnel adoptées par la Commission européenne en vertu de l’article 47 du RGPD ; ou
  • En cas de transfert vers les États-Unis, le destinataire des données à caractère personnel bénéficie d’une certification par rapport au programme EU-US Privacy Shield établi en vertu de l’article 45 du RGPD et le transfert entre dans le champ d’application du programme EU-US Privacy Shield.

10.3

Si vous souhaitez obtenir plus d’information au sujet des garanties apportées par la Société aux transferts des données à caractère personnel en dehors de l’EEE, veuillez contacter notre Correspondant à la Protection des Données en utilisant ses coordonnées reprises dans la Politique.

11

Quels sont les délais de conservation applicables ?

11.1

Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

  • Nous conservons les factures liées au Service pendant une période de sept (7) ans suivant la date de leur émission conformément à la loi comptable. Ces factures contiennent les données d'identification personnelle, les données d'identification professionnelle et les données de contact des clients (personnes physiques) ou des représentants des clients (personnes morales) ;
  • Nous conservons les coordonnées bancaires des clients pendant une période de sept (7) ans suivant la date de leur émission conformément à la loi comptable ;
  • Nous supprimons les enregistrements des communications électroniques concernant les clients (personnes physiques) ou les représentants des clients (personnes morales) au plus tard un (1) mois après leur enregistrement ;
  • Nous supprimons les documents collectés dans le cadre de nos obligations de lutte contre le blanchiment d’argent 10 ans après la fin des services de création d'entreprise, de gestion d’entreprise et d’opérations de rachat ou vente de sociétés conformément à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces.

11.2

La Société utilise également les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :

  • La date de la fin du Service ;
  • Des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
  • Tout différend ou litige en cours ou potentiel avec la personne concernée ;
  • Toute obligation légale de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel (par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi comptable ou fiscale).

12

Quels sont vos droits ?

12.1

Sous réserve de la Législation sur la Protection des Données Applicable, vous disposez d’un droit d’information, d’un droit d’accès à, de rectification de et d’effacement de vos données à caractère personnel, du droit de vous opposer à ou de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel et du droit de retirer votre consentement.

12.2

Vous trouverez ci-dessous un tableau décrivant chacun de vos droits plus en détails :

DroitDescription
Le droit d'informationVous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes et compréhensibles sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et sur l’exercice de vos droits. Ces informations sont contenues dans la Politique. Si elles ne devaient pas être suffisamment claires, nous vous invitons à nous contacter (via nos coordonnées reprises dans la Politique).
Le droit d'accès Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel. Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données à caractère personnel, à moins que l’exercice de ce droit ne porte atteinte aux droits et libertés d’autrui.
Le droit de rectification Vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant si celles-ci s’avèrent inexactes. Vous avez également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel vous concernant soient complétées si celles-ci s’avèrent incomplètes.
Le droit à l'effacement (le « droit à l’oubli »)Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Toutefois le droit à l'effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver certaines de vos données à caractère personnel dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle la Société est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Droit d'opposition au traitementVous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement (lorsque le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de la Société et que, tenant compte de votre situation particulière, vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux prévalent). Par exemple, vous avez en tout temps le droit de vous opposer à l'enregistrement ou à la prise de connaissance des communications électroniques vous concernant.
Droit d'opposition au traitement à des fins de prospectionVous avez a le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous traitons ces données à des fins de prospection.
Le droit à la limitation du traitementVous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement dans certaines circonstances (par exemple lorsque la Société n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice).
Le droit à la portabilité des données à caractère personnelVous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous avez fournies à la Société dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Le droit de retirer votre consentementSi vous avez donné votre consentement à un traitement par la Société de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

12.3

Veuillez noter que vous êtes susceptibles d’exercer vos droits vis-à-vis de la Société uniquement dans la mesure où nous traitons vos données à caractère personnel en capacité de responsable du traitement. Nous ferons suivre au responsable du traitement concerné toute demande d'exercice de vos droits par rapport à vos données à caractère personnel si ladite demande concerne un traitement pour lequel nous intervenons en capacité de sous-traitant.

12.4

Veuillez adresser toute demande relative à vos droits par rapport à vos données à caractère personnel que nous traitons en capacité de responsable du traitement à notre Correspondant à la Protection des Données en utilisant ses coordonnées reprises dans la Politique. Nous nous engageons à donner suite à votre demande dès que matériellement possible et toujours endéans les délais prévus par la Législation sur la Protection des Données Applicable. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel pour certaines finalités lorsque cela est requis ou autorisé par la loi. Veuillez enfin noter que nous sommes susceptibles, en cas de doute quant à votre identité, de vous demander une preuve d’identité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos données à caractère personnel.

13

Quel niveau de sécurité assurons-nous ?

13.1

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement de vos données à caractère personnel.

13.2

Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données à caractère personnel ne soient pas, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues, altérées, divulguées de manière non autorisée ou accédées de manière non autorisée.

14

Avez-vous des questions ou des réclamations ?

14.1

Si vous deviez avoir des questions ou des réclamations à propos de la manière dont la Société traite vos données à caractère personnel, veuillez les adresser au préalable au Correspondant à la Protection des Données par email à adrien.vandenbranden@companyon.eu ou par courrier à Correspondant à la Protection des Données, Avenue Arnaud Fraiteur 15-23 A36, 1050 Ixelles.

14.2

Vous avez le droit d’adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. L'autorité compétente pour la Belgique est : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.

15

Autre chose ?

15.1

La Société se réserve le droit de mettre à jour la Politique de temps en temps. Nous vous informons de tout changement que nous serions amenés à réaliser à la Politique.

15.2

En cas de conflit ou d'incompatibilité entre une disposition de la Politique et une disposition d'une autre politique ou d’un autre document de la Société relatif au traitement de données à caractère personnel, la disposition de la Politique prévaudra.

D'autres questions ?

Chez Companyon, nous nous efforçons d'être aussi transparents que possible pour toutes vos questions légales.

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