Conditions Générales

Version du 16/07/2019

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Les présentes conditions générales de service (les « Conditions Générales ») s’appliquent à la convention (la « Convention ») conclue entre Companyon SRL, une société à responsabilité limitée de droit belge, ayant son siège social situé à Avenue Arnaud Fraiteur 15-23, boîte A36, 1050 Bruxelles (Belgique) et enregistrée auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0727.923.830 (la « Société ») et le client (personne physique ou personne morale) (le « Client ») au travers de laquelle la Société fournit au Client, contre rémunération, des prestations de service de conseil juridique (le « Service »).
La Société et le Client sont désignés individuellement comme une « partie » et collectivement comme les « parties » à la Convention.

1

Formation

1.1

Suite à une demande de Service faite au travers du site web www.companyon.eu (le « Site web »), la Société émet une offre de prestation de Service qui peut comprendre une ou plusieurs solutions (chacune une « Solution »).

1.2

La Société offre les Solutions suivantes : Online Essentials™, GDPR Essentials™, GDPR Advanced™, Company Starter™, Compliance Portal™, DPO-as-a-Service™ et On-Call Advisory™.

1.3

Le Client accepte l’offre pour une ou plusieurs Solutions, ce qui a pour effet de faire naître la Convention soumise aux Conditions Générales. En acceptant l’offre, le Client renonce à l’application de ses éventuelles conditions générales d’achat ou de toute autre disposition éventuelle émanant du Client qui, en l’absence de cet article, pourrait s’appliquer à la Convention, sans préjudice de l'application des dispositions qui seraient applicables en vertu de règles de droit impératif auxquelles le Client est soumis.

1.4

Si le Client est une personne morale, la personne qui accepte l’offre au nom du Client déclare être dûment autorisée par le Client pour engager le Client dans la Convention.

1.5

Le Client reconnaît qu’il n’est pas un consommateur au sens de l’article I.1.2° du Code de droit économique.

1.6

Tous les éléments des prix, des Solutions et des livrables affichés sur le Site web ou dans des brochures informatives émises par la Société sont renseignés à titre purement indicatif. Seuls les prix, les Solutions et les livrables repris dans l'offre communiquée au Client sont susceptibles d'engager la Société. La durée de validité de l'offre est de trente (30) jours calendrier sauf indication contraire dans l'offre.

2

Solutions

2.1

La Société s’engage à déployer ses meilleurs efforts correspondant au minimum à ce que le Client est en droit d’attendre d’un conseiller juridique professionnel et à fournir le Service avec qualité, rapidité et simplicité.

2.2

La Société s'engage à livrer les livrables compris dans la Solution tels que repris dans l'offre. La Société est considérée comme avoir livré une Solution lorsque tous les livrables de la Solution sont fournis au Client.

3

Compliance Portal™

3.1

La Solution Compliance Portal™ comprend :

  • la mise en place d'un portail juridique hébergeant les documents juridiques du Client (tels que précisés dans l'offre), dans les langues sélectionnées par le Client ;
  • une maintenance des documents juridiques à la fois proactive (la Société propose au Client des modifications aux documents juridiques pour mise en conformité par rapport à un changement dans la loi) et réactive (la Société intègre les modifications aux documents juridiques demandées par la Société).

3.2

La Société:

  • détermine l'interface utilisateur du portail juridique ;
  • adapte les couleurs et la police de caractère des documents juridiques publiés sur le portail juridique aux couleurs et à la police de caractère du site web du Client (si le Client affiche des polices de caractère propriétaires sur son site web, la Société affiche sur le portail juridique des polices de caractère similaires).

3.3

La Société conserve toutes les versions des documents juridiques publiés sur le portail juridique. Le Client peut choisir de ne pas afficher sur le portail juridique [certaines ou toutes] les versions passées des documents juridiques.

3.4

La Société se réserve le droit de facturer les prestations liées à la migration sur le portail juridique des documents juridiques existants du Client.

3.5

Le Client peut restreindre l'accès de certains documents juridiques (à certains clients ou fournisseurs ou à ses employés). La Société met en place des techniques d'obfuscation d'URL appropriées pour garantir la confidentialité des documents juridiques du Client en concertation avec le Client.

3.6

Le Client est responsable d'inclure les hyperliens nécessaires à la redirection depuis son site web vers le portail juridique.

4

On-Call Advisory™

4.1

En sélectionnant la Solution On-Call Advisory™, la Société s'engage envers le Client à prester pendant la durée de validité un certain nombre d'heures de conseil juridique sélectionné par le Client sous certains conditions (en termes de niveaux d'accessibilité du support téléphonique et de priorité des demandes).

4.2

La Société informe le Client en cas de consomption (imminente) du nombre d'heures sélectionné. La Société se réserve le droit de ne pas livrer des prestations supplémentaires dans le cadre de la Solution On-Call Advisory™ si la Société a consommé toutes les heures sélectionnées.

4.3

La Société organise librement l'allocation des heures de la Solution On-Call Advisory™ au sein des membres de ses équipes dans les limites prévues par son code interne de prévention de conflit d'intérêts pour éviter toute situation pouvant affecter le jugement professionnel de la Société en raison d'intérêts divergents avec le Client.

5

DPO-as-a-Service™

5.1

Le Client désigne la Société comme délégué à la protection des données (« DPO ») du Client pour une période de validité d'un (1) an et autorise la Société à notifier la désignation à l'Autorité de Protection des Données compétente La désignation de la Société en tant que DPO du Client est effective sous réserve du paiement intégral par le Client de la facture reprenant le prix de la Solution.

5.2

Le rôle principal du DPO est de veiller à ce que le Client traite les données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données en ce compris le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « GDPR »). Le mode de désignation, la fonction et les missions du DPO sont repris aux articles 37, 38 et 39 du GDPR.L'ensemble DPD en tant que service exclut toute autre tâche ou produit livrable. En résumé, le rôle du DPO comprend les missions suivantes : (i) informer et conseiller le Client de ses obligations en vertu du GDPR et des autres lois et règlements applicables en matière de protection des données : (ii) assurer le suivi et auditer la conformité du Client avec le GDPR, les autres lois et règlements applicables en matière de protection des données et les politiques du Client en matière de protection des données en ce compris l'attribution des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement : (iii) sur demande, fournir du conseil concernant les analyses d'impact relatives à la protection des données et en vérifier l'exécution : (iv) coopérer avec les autorités de contrôle ; et (v) servir de point de contact pour les autorités de contrôle sur les questions relatives à la protection des données. La Société remplit ces missions à la demande écrite du Client. Le Client reconnaît que, conformément au RGPD, les personnes concernées peuvent prendre contact avec le DPO au sujet de toutes les questions relatives au traitement de leurs données à caractère personnel et à l'exercice des droits que leur confère le présent règlement.

5.3

La Solution DPO-as-a-Service™ comprend un accès à une assistance téléphonique 24h/24 et 7j/7 pour les notifications de violations de données à caractère personnel et l'équivalent d'un certain nombre d'heures de la Solution On-Call Advisory™ sur des questions liées à la protection des données. La Société notifie le Client en cas de consomption (imminente) du nombre d'heures auxquelles le Client a droit. Sauf en cas d'urgence (par exemple, en cas de violation de données à caractère personnel ou de réponse urgente à adresser à une personne concernée qui demande à exercer un droit), la Société se réserve le droit de ne pas traiter les questions de protection des données en cas de consomption du nombre d'heures auxquelles le Client a droit.

6

Companyon Compliance Label™

6.1

Si le Client affiche le Companyon Compliance Label™ avec un lien qui redirige vers le Site web, la Société s'engage à rembourser au Client les amendes administratives imposées par l'Inspection Économique du Service Public Fédéral Économie à la suite d'une violation des dispositions applicables en matière de protection des consommateurs, d'information commerciale et de concurrence déloyale qui serait le résultat d'une faute d'interprétation de la part de la Société des dispositions du Code de droit économique en tenant compte de la situation du Client au moment où cette interprétation a été faite. L'engagement de la Société est valable un an (1) à partir de la date de livraison de la Solution Online Essentials™.

6.2

Le Client s'engage à notifier immédiatement la Société en cas de contrôle de l'Inspection Économique du Service Public Fédéral Économie pour donner ainsi à la Société une opportunité raisonnable d'intervenir.

7

Renouvellement

7.1

La période de validité des Solutions Compliance Portal™, DPO-as-a-Service™ et On-Call Advisory™ est de un (1) an à partir de la date de l'acceptation de l'offre par le Client.

7.2

Le Client peut à tout moment, mais au maximum un (1) mois avant la date d'anniversaire de l'acceptation de l'offre, informer la Société par écrit de sa volonté non ambiguë de ne pas renouveler les Solutions Compliance Portal™ ou DPO-as-a-Service™. À défaut, la période de validité des Solutions Compliance Portal™ ou DPO-as-a-Service™ est prolongée par une année supplémentaire, prenant cours à la date d'anniversaire de l'acceptation de l'offre.

8

Prix

8.1

Le prix des Solutions doit à défaut d'indication contraire être compris comme libellé en euros (EUR) et hors application de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

8.2

Si le prix des Solutions est indiqué de manière forfaitaire, la Société s’engage à ne pas facturer au Client un montant plus élevé que le prix de la Solution. Le prix comprend tous les frais administratifs liés à la livraison des livrables compris dans la Solution. Par exemple, le prix de la Solution Company Starter™ comprend les honoraires et frais de passation de l'acte de constitution d'une société chez le notaire, les frais de publication de l'acte aux annexes du Moniteur belge, les droits d’enregistrement, les droits d’écriture et les frais de timbre.

8.3

Le prix de la Solution Compliance Portal™ :

  • comprend un nombre illimité de modifications des documents juridiques qui sont le résultat de la maintenance proactive et réactive réalisée par la Société ;
  • est calculé en fonction du chiffre d'affaires du Client tel qu'il ressort des échanges entre le Client et la Société ou de l'analyse des derniers comptes annuels de la Société.

8.4

Le prix des Solutions DPO-as-a-Service™ et On-Call Advisory™ comprennent un certain nombre d'heures de conseil juridique que la Société s'engage à prester durant la période de validité. Les heures non utilisées par le Client à la fin de la période de validité ne sont ni remboursées ni créditées au Client. Si le Client exige que la Société preste des heures en dehors du nombre d'heures souscrit dans le cadre des Solutions DPO-as-a-Service™ ou On-Call Advisory™, la Société facture chaque heure ainsi prestée conformément à la grille tarifaire horaire applicable.

8.5

La Société se réserve le droit d'ajuster le prix des Solutions au début de chaque année civile en fonction de la formule suivante : Nouveau prix = Ancien prix * [0,2 + 0,8 * (Nouvel indice Agoria / Indice Agoria de base)] où (i) Ancien Prix : le prix fixé dans l’offre d’Abonnement ; (ii) Nouvel indice Agoria : l'indice Agoria applicable au mois de décembre précédant la date de l’ajustement de prix ; (iii) Indice Agoria de base : l'indice Agoria applicable au mois de décembre de l’année précédant l'entrée en vigueur de la Convention ; (iv) Indice Agoria : Indice Agoria pour les salaires de référence (moyenne nationale) consultable à l'adresse https://www.agoria.be/fr/Salaires-de-reference-tableaux-synoptiques.

9

Paiement et facturation

9.1

La Société émet une facture reprenant le prix des Solutions sélectionnées et la communique au Client. Le Client règle les éléments de la facture immédiatement et au plus tard avant la date d'échéance (qui intervient trente (30) jours après la date de son émission). La Société se réserve le droit de ne pas livrer certains livrables tant que le Client n'a pas réglé intégralement les éléments de la facture correspondante.

9.2

La Société se réserve le droit d’appliquer sur tout montant dû à l’échéance d’une facture mais non reçu par la Société un intérêt au taux établi conformément à la Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, applicable dès la date d’échéance de la facture, ainsi qu’une éventuelle compensation pour couvrir les frais de recouvrement engagés.

10

Satisfait ou remboursé

10.1

Si le Client devait raisonnablement considérer que la Société à manqué à son engagement de livrer la Solution Company Starter™ avec qualité, rapidité et simplicité, la Société s’engage à rembourser le Client de l’intégralité du prix de la Solution, exception faite des frais engagés pour la Solution (par exemple, les frais de notaire, les frais de publication, etc.). La Société crédite les montants à rembourser sur la facture et, si le prix a déjà été payé par le Client, rembourse immédiatement le Client par un virement sur le compte bancaire du choix du Client.

11

Responsabilité de la Société

11.1

Dans la mesure permise par la loi applicable :

  • la Société n’encourt aucune autre responsabilité que celle qui est expressément établie dans les Conditions Générales ;
  • la Société ne peut être tenue pour responsable vis-à-vis du Client qu’en cas de décès ou de dommages corporels causés par faute intentionnelle ou négligence grave de la Société ou pour tout dommage causé par fraude ou faute intentionnelle de la Société ou de toute personne agissant pour la Société dans le cadre de la Convention ;
  • si la responsabilité de la Société devait engagée, la Société ne serait tenue de réparer que les dommages directs et ne pourrait en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects subis par le Client, ses représentants ou d’autres personnes concernées, survenus dans le cadre de l’exécution de la Convention tels que, par exemple, la perte de revenus, la perte de profits, la perte ou la compromission de données, la perte de clientèle, la perte de chiffre d’affaire, un dommage réputationnel, le manque à gagner ou l’augmentation de frais généraux, que la Société ait été avertie de la possibilité de survenance de tels dommages ou non ;
  • si la responsabilité de la Société devait être engagée, la responsabilité totale de la Société envers le Client en vertu de la Convention n’excédera pas le prix de la Solution pour laquelle sa responsabilité est engagée.

12

Propriété intellectuelle

12.1

Le Client reconnaît que l’utilisation du Site web et du portail juridique (la « Propriété Intellectuelle ») ne lui confère aucun autre droit de propriété intellectuelle sur aucun des éléments de la Propriété Intellectuelle.

12.2

Le Client s’engage à ne pas (i) modifier, reproduire, copier, emprunter, distribuer tout ou partie de la Propriété Intellectuelle ; (ii) créer des œuvres dérivées basées en tout ou en partie sur les éléments de la Propriété Intellectuelle ; (iii) inverser la conception ou l’assemblage ou de toute autre manière tenter de trouver le code source de tout ou partie de la Propriété Intellectuelle.

12.3

Le contenu et la structure de Propriété Intellectuelle et du dossier du Client, en ce compris les textes, modèles de documents, fiches pratiques, questionnaires, images, photos, logos, base de données et tout autre élément d’information figurant sur la Propriété Intellectuelle ou dans le dossier du Client, sont protégeables par un ou plusieurs droits de propriété intellectuelle (en ce compris le droit d’auteur) dont la Société reste le propriétaire ou le titulaire.

12.4

Le Client donne à la Société le droit d'utiliser le logo et le nom commercial du Client sur le Site web ou sur tout autre support à des fins de développement commercial. Dans la mesure nécessaire, le Client accorde une licence mondiale non exclusive d'utilisation de sa marque et de son nom commercial à cette fin. À la demande du Client, la Société cesse immédiatement l’utilisation du logo ou du nom commercial du Client.

13

Durée et fin de la Convention

13.1

La Convention naît au moment de l’acceptation d’une offre de Solution par le Client et est conclue pour une durée indéterminée.

13.2

La Convention prend fin automatiquement à:

  • la livraison de tous les livrables de la dernière Solution à livrer par la Société ; ou
  • l'expiration de la période de validité des Solutions Compliance Portal™, DPO-as-a-Service™ ou On-Call Advisory™.

13.3

Chaque partie peut mettre fin à la Convention en indiquant cette intention de manière non ambiguë à l'autre partie par un préavis écrit adressé à l'autre partie. La Convention prend automatiquement fin à l'expiration d'un délai de deux (2) mois à la date d'envoi du préavis.

13.4

À la fin de la Convention, pour quelque cause que ce soit (hormis faute intentionnelle ou manquement grave dans le chef de la Société), la Société ne rembourse au Client aucun montant payé par le Client qui concerne les Solutions payées périodiquement tels que, par exemple, les Solutions Compliance Portal™, DPO-as-a-Service™ ou On-Call Advisory™.

14

Modifications

14.1

La Société se réserve le droit de modifier à tout moment tout ou partie des dispositions de la Convention. La Société en informe le Client par la mise à disposition du Client du projet de nouvelle version du texte des Conditions Générales. Les dispositions de la nouvelle version des Conditions Générales s'appliquent à la relation contractuelle entre la Société et le Client après l'écoulement d'une délai de deux (2) mois prenant cours à la date de mise à disposition du projet. Si le Client s'oppose à l'application des dispositions de la nouvelle version des Conditions Générales, la Convention prend automatiquement fin deux (2) mois après l'entrée en application de la nouvelle version des Conditions Générales (étant entendu que l'avant-dernière version des Conditions Générales continuera de s'appliquer à la relation contractuelle entre le Client et la Société jusqu'à l'expiration dudit délai de deux (2) mois)..

14.2

La Société se réserve le droit de modifier à tout moment le prix des Solutions. La modification des prix ne vaut que pour le futur et n'affecte pas les Solutions déjà payées par le Client ou qui font l'objet d'un bon de commande accepté par le Client.

15

Contact

15.1

Les parties sont valablement informées ou notifiées par écrit des actions reprises dans la Convention (par exemple, l'envoi et la réception d'une facture, l'envoi et la réception de préavis de résiliation de la Convention, etc.) par email transmis à l'adresse email de la personne de contact renseignée dans la dernière facture émise par la Société.

15.2

Pour autant que de besoin, le Client reconnaît que la facture de la Société doit être considérée comme transmise au Client lorsqu’elle est communiquée par email à la personne de contact renseignée du Client sur la facture.

Annexes

Les annexes suivantes s’appliquent à la Convention :

  • confidentialité ;
  • traitement des données ;
  • dispositions standard.

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